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Informationen zum Data Act

Diese Seite enthält die Informationen, die wir als Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten nach der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act), Kapitel VI, bereitstellen: wie Sie zu einem anderen Anbieter oder in Ihre eigene IT-Infrastruktur wechseln können, welche Daten in welchen Formaten exportierbar sind, wo unsere Infrastruktur steht und welche Entgelte für einen Wechsel anfallen. Sie gilt für unsere Onlinedienste VARANO (varano.dgh-it.de), Technikscout Pro (scout-pro.dgh-it.de) und den Kalender (cal.dgh-it.de). Anbieter ist Dominik Holzner, DGH-IT, Florianweg 5, 83317 Teisendorf (siehe Impressum).

Verbindlich sind die vertraglichen Regelungen: für VARANO und den Kalender § 8c der Allgemeinen Geschäftsbedingungen, für Technikscout Pro § 13 der AGB Technikscout Pro. Diese Seite erläutert sie und ergänzt die technischen Angaben. Wir halten sie auf dem aktuellen Stand.

1. Ihre Möglichkeiten beim Wechsel

Ihre Daten können Sie jederzeit selbst exportieren, ohne Antrag und ohne Kosten (Abschnitt 3). Darüber hinaus können Sie nach Art. 25 Data Act in Textform verlangen, dass wir den Wechsel unterstützen. Zum Ende der Ankündigungsfrist teilen Sie uns mit, welche dieser Möglichkeiten Sie wählen (Art. 25 Abs. 3 Data Act):

  • Wechsel zu einem anderen Anbieter; dann nennen Sie uns die notwendigen Angaben zu diesem Anbieter,
  • Übertragung in Ihre eigene IT-Infrastruktur,
  • Löschung Ihrer exportierbaren Daten.

Übertragbar sind alle exportierbaren Daten im Sinne von Art. 2 Nr. 38 Data Act, also alle Daten, die Sie oder Ihre Benutzer eingegeben oder hochgeladen haben, und die durch Ihre Nutzung erzeugten Daten einschließlich Metadaten. Datenkategorien nehmen wir davon nicht aus. Was der Standardexport nicht enthält (Abschnitt 4), stellen wir auf Verlangen als Datei bereit.

2. So beantragen Sie einen Wechsel

Schreiben Sie uns per E-Mail an kontakt@dgh-it.de oder per Post an die oben genannte Anschrift. Bitte geben Sie an:

  • den Dienst (VARANO, Technikscout Pro oder Kalender) und Ihr Unternehmen bzw. Ihre Organisation oder Ihr Konto,
  • den Zeitpunkt, zu dem die Ankündigungsfrist enden soll (höchstens zwei Monate nach Zugang Ihres Verlangens),
  • sofern schon bekannt: ob Sie wechseln, in die eigene Infrastruktur übertragen oder löschen möchten, und bei einem Wechsel den neuen Anbieter.

Wir bestätigen den Eingang und besprechen mit Ihnen auf Wunsch Ihre Ausstiegsstrategie. Uns bekannte Risiken für die Kontinuität teilen wir Ihnen dabei mit.

3. Verfügbare Verfahren und Formate (Art. 26 Data Act)

Art. 26 Data Act verlangt „Informationen über die verfügbaren Verfahren für den Wechsel und die Übertragung von Inhalten auf den Datenverarbeitungsdienst, einschließlich Informationen über verfügbare Wechsel- und Übertragungsmethoden und -formate sowie über Einschränkungen und technische Beschränkungen, die dem Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten bekannt sind“ (Buchst. a), und „einen Verweis auf ein aktuelles Online-Register“ mit den Datenstrukturen, Datenformaten und einschlägigen Normen (Buchst. b). Als Register dient dieser Abschnitt; er beschreibt die Formate je Dienst.

Das Verfahren ist bei allen drei Diensten gleich: Sie laden die Exportdateien selbst herunter und spielen sie beim neuen Anbieter oder in Ihre eigene Infrastruktur ein. Die Exporte stehen auch während einer Beschränkung wegen Zahlungsverzugs und im Abrufzeitraum nach Vertragsende zur Verfügung.

VARANO

  • Datenexport (alles) (Verwaltung → Datensicherung, nur für den Inhaber): eine JSON-Datei (UTF-8, Format „varano-web-export“, Version 1) mit allen Tabellen Ihres Unternehmens (u. a. Kunden, Artikel, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Zahlungen, Mahnungen, Ausgaben, Bank- und Kassenbuchungen, Buchungsjournal, Anlagen, Nummernkreise, Dokumentvorlagen, Originale festgeschriebener Rechnungen), allen Belegdateien (Base64-kodiert, mit Dateiname, Dateityp und SHA-256-Prüfsumme), den Benutzern (ohne Passwörter und Zwei-Faktor-Geheimnisse), dem Änderungsprotokoll und Ihren Bestellungen. Die Felder entsprechen den Spalten der Datenbank. Die Datei lässt sich in ein leeres VARANO-Unternehmen wieder einspielen.
  • Vollständige Sicherung: wie oben, ohne Benutzer, Änderungsprotokoll und Bestellungen.
  • Tabellen als CSV (Semikolon, UTF-8): Kunden, Rechnungen, Buchungsjournal, Artikel.
  • DATEV-Export (Buchhaltung → Festschreibung & DATEV): Buchungsstapel im DATEV-Format EXTF und Kontenbeschriftungen.
  • Einzelne Belege: PDF; Rechnungen bei vollständigen Pflichtangaben als XRechnung 3.0 (UN/CEFACT CII, EN 16931) bzw. als ZUGFeRD-PDF.

Technikscout Pro

  • Komplettexport (Organisation & Daten → Export, Datensicherung & Import, für Administratoren der Organisation): eine ZIP-Datei mit allen Daten der Organisation als JSON (UTF-8, Format „technikscout-backup“, Version 2: Geräte mit technischen Daten, Standorten und Notizen, Wartungsaufgaben und Wartungsverlauf, eigene Katalogeinträge, Störungen, Liste der Fotos), der Inventarliste als CSV (Semikolon, UTF-8), allen Fotos im Originalformat (JPEG, PNG oder WebP) und einer Beschreibung der Formate (LIESMICH.txt). Zeitangaben stehen in ISO 8601 (UTC), Kennungen als UUID. KI-erzeugte Inhalte sind im Export gekennzeichnet.
  • Einzelexporte: Inventar als CSV, Sicherung als JSON (ohne Fotodateien), Wartungstermine im iCalendar-Format, Gerätedatenblätter als PDF.

Kalender

  • Gesamtexport als ZIP: Die Verwaltung des Haushalts lädt unter „Verwaltung“ → Haushalt → „Alle Daten exportieren“ jederzeit eine ZIP-Datei herunter, auch ohne Lizenz und während einer Einschränkung. Sie enthält daten.json (JSON, UTF-8) mit Haushalt, Konten, Personen, Bereichen, Kalendern, Freigaben, Terminen, Einstellungen, den Gesundheitsangaben (nur soweit die Einwilligung besteht und die Verwaltung sie sehen darf) und den Einwilligungsnachweisen, außerdem je Kalender eine iCalendar-Datei und eine LIESMICH.txt mit Programm- und Formatversion und der Beschreibung jedes Felds. Passwörter, Zugangsschlüssel und Zugangsdaten fremder Kalender sind nicht enthalten.
  • Kalender exportieren: je Kalender eine Datei im iCalendar-Format (ICS, RFC 5545) mit allen Terminen einschließlich Wiederholungen und Erinnerungen. Angaben, die es nur im Kalender gibt (zugeordnete Personen als Kennnummer, Schulfach, Note, Gesundheitsbezug), stehen als eigene Felder (X-KALENDER-…) in der Datei.
  • CalDAV (RFC 4791): Mit einem Geräte-Passwort lassen sich Ihre Kalender über die offene CalDAV-Schnittstelle mit anderen Programmen und Geräten abgleichen.
  • Gesundheitsangaben: je Person als CSV-Tabelle (Semikolon, UTF-8; Datum, Art, Bezeichnung, Ergebnis, Impfstoff, Charge, Praxis, Notiz), für Benutzer mit Zugriff auf diese Angaben.

4. Einschränkungen und technische Beschränkungen

  • Eine direkte Übertragung an die Systeme eines anderen Anbieters (Schnittstelle von Anbieter zu Anbieter) bieten wir nicht an. Die Übertragung erfolgt über die Exportdateien.
  • Die JSON-Formate von VARANO, Technikscout Pro und dem Kalender-Gesamtexport sind eigene Formate. Ein anderer Anbieter kann sie nur einlesen, wenn er sie unterstützt oder die Daten umgewandelt werden. Standardformate sind CSV, DATEV, XRechnung/ZUGFeRD, iCalendar und die Fotos im Originalformat.
  • Nicht im Standardexport enthalten sind: bei VARANO Anmelde- und Zwei-Faktor-Daten; bei Technikscout Pro Benutzerkonten, Zugangsdaten, hinterlegte KI-Schlüssel und Protokolle; beim Kalender die Kalender anderer Benutzer, die nicht mit der exportierenden Person geteilt sind (jedes Konto exportiert sie selbst), und Gesundheitsangaben ohne bestehende Einwilligung. Passwörter, Geheimnisse und Schlüssel geben wir aus Sicherheitsgründen nicht heraus. Die übrigen Daten stellen wir Ihnen auf Verlangen als Datei bereit.
  • Andere Kalenderprogramme übernehmen die kalenderspezifischen Felder (X-KALENDER-…) in der Regel nicht. Termine anderer Benutzer, die Ihnen nur als „belegt“ freigegeben oder als privat markiert sind, enthält Ihr Export nur ohne Inhalt.
  • Die Exporte stehen je nach Dienst nur bestimmten Rollen zur Verfügung (VARANO: Datenexport (alles) nur für den Inhaber; Technikscout Pro: Komplettexport nur für Administratoren der Organisation).

5. Fristen und Ablauf

  1. Ankündigungsfrist: Sie endet zu dem Zeitpunkt, den Sie in Ihrem Verlangen nennen, spätestens zwei Monate nach Zugang des Verlangens (Art. 25 Abs. 2 Buchst. d Data Act).
  2. Übergangszeitraum: Danach unterstützen wir den Wechsel höchstens 30 Kalendertage lang. In dieser Zeit stellen wir die Daten bereit, beschreiben die Formate und erbringen den Dienst weiter (Art. 25 Abs. 2 Buchst. a). Ist das technisch nicht möglich, teilen wir es Ihnen innerhalb von 14 Arbeitstagen nach Ihrem Verlangen mit Begründung mit und nennen einen anderen Übergangszeitraum von höchstens sieben Monaten (Art. 25 Abs. 4). Sie können den Übergangszeitraum einmal verlängern (Art. 25 Abs. 5).
  3. Vertragsende: Nach erfolgreichem Wechsel endet der Vertrag; möchten Sie nur löschen, endet er mit Ablauf der Ankündigungsfrist. Wir teilen Ihnen das Vertragsende mit (Art. 25 Abs. 2 Buchst. c).
  4. Abrufzeitraum: Nach dem Vertragsende, gleich aus welchem Grund, können Sie Ihre Daten noch 30 Tage lesen und exportieren. Vor dem Ende weisen wir Sie per E-Mail auf die Löschung hin. Bei Technikscout Pro und beim Kalender läuft das Konto nach dem Ende eines kostenpflichtigen Pakets im kostenlosen Paket „Start“ weiter; die Daten bleiben dann erhalten, und Abrufzeitraum und Löschung gelten erst, wenn der Vertrag insgesamt endet bzw. das Konto gelöscht wird.
  5. Löschung: Nach Ablauf des Abrufzeitraums löschen wir Ihre Daten im Dienst vollständig. Kopien in unseren Datensicherungen werden mit Ablauf ihrer Aufbewahrung (derzeit bis zu sechs Monate) überschrieben und bis dahin nicht mehr verwendet. Auf Wunsch bestätigen wir die Löschung in Textform. Ihre eigenen Aufbewahrungspflichten (z. B. nach § 147 AO) erfüllen Sie selbst, indem Sie Ihre Daten rechtzeitig exportieren.

6. Entgelte (Art. 29 Data Act)

Art. 29 Data Act erlaubt „vom 11. Januar 2024 bis zum 12. Januar 2027“ nur ermäßigte Wechselentgelte, die „die Kosten, die dem Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten im unmittelbaren Zusammenhang mit dem betreffenden Wechsel entstehen, nicht übersteigen“ dürfen (Abs. 2 und 3). „Ab dem 12. Januar 2027 dürfen Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten für den Vollzug des Anbieterwechsels keine Wechselentgelte mehr erheben“ (Abs. 1).

  • Wir erheben keine Wechselentgelte, auch nicht vor dem 12. Januar 2027. Export, Bereitstellung von Daten auf Verlangen und Unterstützung beim Wechsel sind kostenlos.
  • Es gelten nur die regulären Entgelte des gewählten Tarifs bzw. Pakets laut Preisangabe im jeweiligen Dienst. Eine Vertragsstrafe oder ein Entgelt für eine vorzeitige Beendigung gibt es nicht. Endet der Vertrag durch einen Wechsel vor dem Ende eines im Voraus bezahlten Zeitraums, erstatten wir das Entgelt anteilig für die Zeit nach dem Vertragsende.

7. Standort der Infrastruktur und Schutz vor staatlichem Zugriff aus Drittländern (Art. 28 Data Act)

Nach Art. 28 Abs. 1 Data Act nennen wir „die Gerichtsbarkeit, der die IKT-Infrastruktur unterliegt, die für die Datenverarbeitung der einzelnen Dienste der Anbieter errichtet wurde“ (Buchst. a), und beschreiben allgemein die Maßnahmen gegen „einen internationalen staatlichen Zugang zu oder eine internationale staatliche Übermittlung von in der Union gespeicherten nicht-personenbezogenen Daten“, soweit dieser dem Unionsrecht oder dem nationalen Recht widerspräche (Buchst. b).

Rechtsordnung der Infrastruktur

Für alle drei Dienste unterliegt die Infrastruktur dem Recht der Europäischen Union und der Bundesrepublik Deutschland:

  • Anwendungen, Datenbanken und Dateien: auf eigener Hardware von DGH-IT in Teisendorf (Deutschland), betrieben durch den Inhaber.
  • Versand von E-Mails: über ein selbst betriebenes Mail-Gateway auf einem gemieteten Server der netcup GmbH (Karlsruhe) in einem Rechenzentrum in Deutschland.
  • Kopie der Datensicherungen außer Haus: verschlüsselt bei der Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen) im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland).

Einziger Drittlandbezug: Die KI-Funktionen von Technikscout Pro (Geräteerkennung auf Fotos, Fehlerdiagnose, Katalogaktualisierung) nutzen die Schnittstelle der Anthropic, PBC (USA). Übermittelt werden nur die für die jeweilige Analyse nötigen Angaben (z. B. das Foto und Gerätedaten), und nur, wenn ein Benutzer die Analyse auslöst. Anthropic unterliegt dem Recht der USA. Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln. Anthropic löscht die Ein- und Ausgaben nach seinen Bedingungen innerhalb von 30 Tagen. VARANO und der Kalender übermitteln keine Daten in Drittländer. Verbinden Sie im Kalender selbst einen fremden Kalender (z. B. per CalDAV oder ICS-Abo), gelangen Daten auf Ihre Veranlassung zu dem von Ihnen gewählten Anbieter.

Maßnahmen gegen unrechtmäßigen Zugriff

  • Organisatorisch: DGH-IT ist ein Einzelunternehmen mit Sitz in Deutschland ohne Mutter- oder Tochtergesellschaften in Drittländern. Server und Datenbanken betreibt der Inhaber selbst; Zugriff auf die Systeme hat nur er.
  • Technisch: Übertragung über verschlüsselte Verbindungen (TLS); Datensicherungen werden vor dem Speichern mit AES-256-GCM verschlüsselt, den Schlüssel hat nur der Inhaber, sodass Hetzner die Inhalte nicht lesen kann. Für die KI-Funktionen von Technikscout Pro werden die Daten vor der Übermittlung auf das Nötige beschränkt.
  • Vertraglich: Mit netcup und Hetzner bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung mit Verarbeitung nur in der EU bzw. im EWR; mit Anthropic die EU-Standardvertragsklauseln, ergänzt durch eine eigene Bewertung der Übermittlung.
  • Umgang mit Ersuchen: Ein Ersuchen einer Behörde oder eines Gerichts aus einem Drittland um Zugang zu Ihren Daten befolgen wir nur in den Grenzen von Art. 32 Data Act. Soweit zulässig, informieren wir Sie vorher.

8. Kontakt

Fragen und Wechselanfragen richten Sie bitte an Dominik Holzner, DGH-IT, Florianweg 5, 83317 Teisendorf, E-Mail kontakt@dgh-it.de.

Stand: November 2026