Cloud synchronisiert – also Backup? Warum Sync und Datensicherung zwei verschiedene Jobs haben

Die Dateien liegen auf dem Notebook und werden automatisch mit der Cloud synchronisiert. Damit ist das Backup erledigt – oder? Nicht ganz. Synchronisation und Datensicherung lösen zwei unterschiedliche Probleme. Wer beides gleichsetzt, merkt den Unterschied oft erst dann, wenn eine Datei gelöscht, überschrieben oder beschädigt wurde.

Cloud-Synchronisation ist praktisch und kann zusätzliche Wiederherstellungsfunktionen bieten. Sie ersetzt aber nicht automatisch eine geplante Datensicherung. Entscheidend ist nicht, wie viele Symbole neben einer Datei „grün“ anzeigen, sondern ob im Ernstfall eine unabhängige, brauchbare Version der benötigten Daten wiederhergestellt werden kann.

Synchronisation und Backup haben unterschiedliche Aufgaben

Eine Synchronisation soll Datenbestände auf mehreren Geräten oder in einem Cloud-Speicher auf einem möglichst gleichen Stand halten. Ändert sich eine Datei, wird die Änderung weitergegeben. Das ist genau der gewünschte Komfort: Dokument am Notebook bearbeiten, später am Smartphone oder zweiten Rechner mit dem aktuellen Stand weiterarbeiten.

Ein Backup verfolgt dagegen ein anderes Ziel. Es soll einen früheren oder unabhängigen Datenstand verfügbar halten, damit Daten nach einem Fehler, Defekt oder anderen Verlustereignis wiederhergestellt werden können. Das BSI empfiehlt regelmäßige Datensicherungen und weist ausdrücklich darauf hin, vorher festzulegen, welche Daten gesichert werden und auf welchem Medium beziehungsweise in welcher Cloud die Sicherung abgelegt wird.

Der Haken am komfortablen Gleichstand

Die Stärke der Synchronisation ist gleichzeitig der Punkt, an dem das Missverständnis entsteht: Änderungen sollen weitergegeben werden. Wird eine synchronisierte Datei gelöscht oder verändert, kann sich diese Änderung deshalb ebenfalls auf den synchronisierten Datenbestand auswirken.

Das bedeutet nicht, dass die Datei zwangsläufig sofort unwiederbringlich verloren ist. Gute Cloud-Dienste besitzen zusätzliche Schutzmechanismen. Microsoft OneDrive bietet beispielsweise einen Papierkorb und die Möglichkeit, vorherige Versionen von Dateien wiederherzustellen. Microsoft dokumentiert außerdem für Microsoft-365-Abonnenten eine Funktion, mit der Änderungen am OneDrive innerhalb eines begrenzten Zeitfensters zurückgesetzt werden können.

Genau hier liegt aber die wichtige Unterscheidung: Synchronisation allein ist noch kein Backup. Versionshistorie, Papierkorb, Wiederherstellungspunkte oder zusätzliche Sicherungskopien sind eigenständige Funktionen, die den Schutz erweitern.

Versionsverlauf ist wertvoll – aber man sollte seine Grenzen kennen

Versionshistorien können bei versehentlichem Überschreiben enorm hilfreich sein. Statt nur der aktuellen Datei existieren ältere Zustände, zu denen zurückgekehrt werden kann. Welche Versionen wie lange erhalten bleiben, hängt jedoch vom jeweiligen Anbieter, Tarif und teilweise von administrativen Einstellungen ab.

Bei OneDrive weist Microsoft beispielsweise darauf hin, dass Wiederherstellungsfunktionen und Aufbewahrungszeiten je nach Kontoart unterschiedlich sein können. Für persönliche Konten werden gelöschte Elemente im OneDrive-Papierkorb laut Microsoft regulär 30 Tage aufbewahrt; bei Geschäfts-, Schul- oder Unikonten gelten andere Regeln und Administratoren können Einstellungen beeinflussen. Solche Fristen sollte man kennen, bevor man sie zum Bestandteil seiner Sicherungsstrategie erklärt.

Warum eine zusätzliche Sicherung weiterhin sinnvoll ist

Das BSI empfiehlt, einen regelmäßigen Turnus für die Aktualisierung der Back-ups festzulegen und gelegentlich zu überprüfen, ob das angelegte Back-up tatsächlich alle Daten enthält und lesbar ist. Eine Sicherung, deren Wiederherstellung nie geprüft wurde, ist im entscheidenden Moment vor allem eine Hoffnung mit Speicherplatzverbrauch.

Auch bei Schadsoftware spielt die Trennung eine Rolle. CISA empfiehlt für kritische Daten offline gehaltene, verschlüsselte Backups und regelmäßige Wiederherstellungstests. Zusätzlich nennt CISA Cloud-to-Cloud-Backups als Möglichkeit.

NIST betrachtet Wiederherstellung ebenfalls nicht nur als Frage, ob irgendwo noch Daten liegen. In SP 1800-11 steht die Datenintegrität nach zerstörerischen Ereignissen im Mittelpunkt: Wiederhergestellte Daten müssen vertrauenswürdig und für den Betrieb tatsächlich nutzbar sein.

Cloud-Speicher kann Teil des Backups sein

Die Konsequenz lautet ausdrücklich nicht „Cloud ist kein Backup“. Eine Cloud kann sehr wohl ein Sicherungsziel oder Bestandteil einer Backup-Strategie sein. Entscheidend ist die technische Umsetzung.

Ein Dienst, der lediglich einen Arbeitsordner zwischen Geräten synchronisiert, erfüllt eine andere Aufgabe als eine Backup-Lösung, die getrennte Sicherungsstände erzeugt, Aufbewahrungsregeln anwendet und eine definierte Wiederherstellung ermöglicht. Manche Produkte kombinieren mehrere dieser Funktionen. Dann sollte man sie auch einzeln bewerten statt alles unter dem Wort „Cloud“ zusammenzufassen.

Ein einfaches Beispiel

Angenommen, wichtige Dokumente liegen auf einem PC und werden mit einem Cloud-Dienst synchronisiert. Für den Alltag ist das hervorragend: Die Dateien sind auf mehreren Geräten verfügbar und Änderungen werden automatisch übertragen.

Für die Datensicherung stellen sich aber zusätzliche Fragen: Gibt es ältere Versionen? Wie lange werden gelöschte Dateien aufbewahrt? Was passiert bei einer größeren Fehlbedienung? Existiert eine weitere Kopie, die nicht vom gleichen Synchronisationsprozess abhängt? Und wurde die Wiederherstellung schon einmal ausprobiert?

Erst diese Fragen machen aus „meine Daten sind in der Cloud“ eine belastbare Sicherungsstrategie.

Wie passt das zur 3-2-1-Regel?

Eine zusätzliche Cloud-Kopie kann hervorragend in eine mehrstufige Backup-Strategie passen. Sie sollte aber bewusst eingeplant werden. Die Grundlagen dazu haben wir bereits in „Die 3-2-1-Regel einfach erklärt“ beschrieben.

Auch ein NAS löst das Problem nicht automatisch. Ob zentraler Speicher bereits eine Sicherung darstellt, hängt davon ab, ob tatsächlich unabhängige Kopien vorhanden sind. Dazu passt unser Beitrag „NAS vorhanden – Backup erledigt?“.

Der wichtigste Test bleibt die Wiederherstellung

Ob lokale Festplatte, NAS, Cloud oder eine Kombination daraus: Eine Sicherung erfüllt ihren Zweck erst, wenn die benötigten Daten daraus wiederhergestellt werden können. Deshalb gehören regelmäßige Restore-Tests zur Strategie. Wie das praktisch geprüft werden kann, behandeln wir ausführlicher in „Backup vorhanden – aber lässt es sich auch wiederherstellen?“.

Fazit: Sync für den Alltag, Backup für den Ernstfall

Cloud-Synchronisation ist nützlich und kann durch Papierkorb, frühere Dateiversionen und Wiederherstellungsfunktionen erstaunlich viel abfangen. Trotzdem sollte sie nicht automatisch mit einer Datensicherung gleichgesetzt werden.

Wer wichtige Daten schützen möchte, sollte prüfen, welche Änderungen synchronisiert werden, welche Wiederherstellungsfunktionen tatsächlich vorhanden sind und wie lange sie greifen. Danach lässt sich entscheiden, welche zusätzliche Sicherung nötig ist. Nicht möglichst kompliziert, sondern so, dass im entscheidenden Moment eine brauchbare Kopie vorhanden ist. Technik muss schließlich funktionieren – besonders dann, wenn gerade etwas nicht funktioniert.